وقتی در روند کارهای اداری، رسمی یا حتی در دنیای کسب‌وکار از جانب شما کوتاهی اتفاق می‌افتد، نوشتن یک متن عذرخواهی رسمی اداری می‌تواند روابط‌تان را نجات دهد. در مطلب حاضر چندین نمونه پرکاربرد نامه اداری معذرت خواهی و متن عذرخواهی بابت سوء تفاهم و تاخیر آورده‌ایم، سپس به اصول نگارش نامه اداری پرداخته‌ایم.
نحوه نوشتن نامه‌های اداری از روندی خاص تبعیت می‌کند و اصولاً ساختاری یکسان دارند. اجزای تشکیل دهنده نامه اداری، نوع متن و انتخاب کلمات و نحوه خطاب قرار دادن فرد مورد نظر از پیش تعیین شده است، حالا موضوع درخواست نامه اداری هرچه می‌خواهد باشد. در انتهای مطلب نیز به شما خواهیم گفت که برای نوشتن متن عذرخواهی رسمی برای مواقعی که نیازی به نامه‌نگاری نیست، چه باید بکنید.
متن عذرخواهی مودبانه از همکار هم‌پایه
جناب آقای … / سرکار خانم … رئیس … پیرو نامه پیوست مراتب تأسف عمیق خود را در خصوص اتفاق تأسف بار مربوط به … (مشکل پیش آمده در چند کلمه) ابراز می‌دارم. همانطور که در نامه پیوست بیان شده است، این اتفاق در نتیجه …. (دلیل اتفاق) پیش آمده است. کاملاً ناراحتی و رنجشی را که این اتفاق برای شما ایجاد کرده است، درک می‌کنم و امید دارم عذرخواهی بنده را پذیرا باشید. در راستای روحیه بزرگ‌منشی، صمیمانه از همکاری ارزشمند شما برای حل این موضوع و بخشش اینجانب تشکر می‌نماییم. در این ارتباط، پیشنهاد می‌نماییم جلسه‌ای را با جنابعالی در اولین زمان ممکن ترتیب دهیم و برای جبران این واقعه اقدام نمایم. با تشکر فراوان مجدد از بابت همکاری و مساعدت شما در این خصوص، با احترام … (نام و نام خانوادگی شما) … (سمت و مقام شما) امضا
متن عذرخواهی رسمی اداری از مقام بالاتر
جناب آقای … رئیس محترم و معزز … موضوع: معذرت‌خواهی بابت قصور در امور توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌دارد که بنده به سبب … (دلیل کوتاهی و اشتباه را توضیح دهید) مرتکب خطای … شدم. آنچه در مورد اتفاق پیش‌آمده قابل ذکر است، این است که بابت این کوتاهی از صمیم قلب پشیمان هستم و آمادگی جبران مافات را دارم. پیشاپیش از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جنابعالی کمال تشکر و امتنان را دارم. با تشکر فراوان … (نام و نام خانوادگی) … (سمت) امضا
متن عذرخواهی رسمی از مدیر برای بازگشت به کار
جناب آقای… مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی… موضوع: درخواست بازگشت به کار با سلام و احترام بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب … به شماره کارمندی … و به شماره شناسنامه … که از تاریخ … در شرکت با سمت … در واحد … مشغول بکار بوده‌ام متأسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری …. تقاضای ناچار به ترک کار از تاریخ … گردیده‌ام. با توجه به مشکلات بی‌شماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده‌ام، از جنابعالی تقاضای بازگشت به کار داشته و تعهد می‌نمایم در صورت موافقت با شروع به کار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم. پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید. با تشکر و سپاس … (نام و نام خانوادگی) تاریخ و امضا
اگر بعد از این ارسال نامه موفق شدید به کار قبلی‌تان برگردید می‌توانید از مجموعه متن تشکر رسمی از رئيس برای قدردانی استفاده کنید تا حسن نیت‌تان را ثابت کنید.
نامه و پیام عذرخواهی رسمی بابت سوء تفاهم میان دو شرکت
جناب آقای … مدیر محترم شرکت … موضوع : رفع سوء تفاهم فی مابین با سلام و احترام بدینوسیله از اینکه برداشت نادرست از نامه ارسالی این شرکت موجب رنجش جنابعالی گردیده است و نتوانسته مقصود حقیقی از ارسال نامه را به روشنی بیان نماید، صمیمانه از شما پوزش می‌خواهم. از جنابعالی تقاضا دارم بار دیگر نامه را مطالعه فرمایید تا مطلب روشن‌تر دریافت شود؛ در صورت ابهام در جلسه‌ای به صورت حضوری مراتب نامه را توضیح خواهیم داد. در خاتمه مجدداً از سوء تفاهم بوجود آمده عذرخواهی می‌نمایم. با تشکر و سپاس …. (نام و نام خانوادگی) رییس شرکت … امضا
متن عذرخواهی رسمی تقلب در مدرسه یا دانشگاه
جناب آقای… مدیر محترم مدرسه… / مدیر گروه… موضوع: عذرخواهی از بابت اشتباه سرزده و تقلب در امتحان با سلام احتراماً به اطلاع جنابعالی می‌رساند اینجانب … دانش‌آموز / دانشجوی مقطع … با وجود مطالعه دروس بعلت استرس زیاد و نگرانی فراوان از نتیجه امتحان، اشتباه بسیار بزرگی را مرتکب شده و برگه‌ای را که تقلب محسوب می‌شد با خود همراه داشتم که همین امر باعث شد با وجود آنکه از برگه تقلب استفاده ننمودم بعنوان متخلف شناخته شوم و باعث آزردگی و رنجش خاطر معلم / دبیر/ استاد محترممان گردم. اینجانب مسئولیت اشتباه خود را بعهده گرفته و از بابت اشتباه خودم پشیمان و نادم هستم و متعهد می‌گردم که دیگر چنین اشتباهی را مرتکب نشوم. لذا از شما خواهشمندم عذرخواهی اینجانب را بپذیرید و فرصتی دیگر جهت جبران اشتباهاتم در اختیارم بگذارید. با تشکر و تقدیم احترام … (نام و نام خانوادگی) امضا
نامه و پیام معذرت خواهی رسمی بابت تخلف امتحانی
جناب آقای …
مدیر محترم گروه آموزشی …
موضوع: عذرخواهی بابت اشتباه و تخلف امتحانی
با سلام و احترام
اینجانب … دانشجوی مقطع …، بدینوسیله بابت رفتار نادرستی که در جریان امتحان اخیر از من سر زده است، صمیمانه عذرخواهی می‌کنم. متأسفانه به دلیل فشار روانی و نگرانی از نتیجه آزمون، تصمیم نادرستی گرفتم و همراه داشتن برگه‌ای که مصداق تقلب است، موجب شد به‌عنوان متخلف شناخته شوم؛ هرچند از آن برگه استفاده‌ای نکردم، اما مسئولیت کامل این اشتباه را بر عهده می‌گیرم.
از بابت این خطا، عمیقاً پشیمان و متأسفم و به‌شدت از اینکه موجب بی‌اعتمادی و ناراحتی استاد محترم شده‌ام، احساس ندامت دارم. متعهد می‌شوم که این اشتباه را تکرار نکنم.
از شما درخواست می‌کنم عذر تقصیر مرا بپذیرید و فرصتی دوباره برای جبران و اثبات تغییر رفتار در اختیارم قرار دهید.
با سپاس و احترام
… (نام و نام خانوادگی)
امضا
عذرخواهی مودبانه کوتاه
می‌دانم که حرفی که زده‌ام باعث ناراحتی شما شده و بابت این موضوع صمیمانه عذرخواهی می‌کنم. قصد من رنجاندن شما نبوده و از این اشتباه خود متأسف و پشیمانم. برای جبران، تصمیم دارم … (اینجا اقداماتی که در نظر دارید، مانند “در اولین فرصت حضوری عذرخواهی کنم” یا “در تعاملات بعدی دقت بیشتری داشته باشم” را اضافه کنید).
امیدوارم عذر بنده را پذیرا باشید.
متن عذرخواهی بابت عدم حضور در مراسم‌ها
از اینکه نتوانستم در جلسه امروز حضور پیدا کنم عذرخواهی می‌کنم. با توجه به مباحثی که مطرح شد، از دوستان حاضر خواهش می‌کنم نکات کلیدی و خلاصه جلسه امروز را به من اطلاع دهند تا بتوانم ادامه کار را به خوبی انجام دهم.
*****
از صمیم قلب عذرخواهی می‌کنم که نتوانستم در قرار ملاقات امروز شرکت کنم. جمع شدن با شما دوستان و عزیزان همیشه برای من حائز اهمیت بوده و انشالله در ملاقات بعدی حضور خواهم داشت.
*****
بابت غیبت و عدم حضور در جلسه امروز با کمال ادب و احترام عذرخواهی می‌کنم. اینجانب به دلیل یک پیشامد غیرمنتظره نتوانستم به موقع در جلسه حضور پیدا کنم. می‌دانم که امروز مباحث مهمی مطرح شد و قول می‌دهم که در آینده حضور مؤثرتری داشته باشم.
*****
به خاطر عدم حضور در قرار که از پیش برنامه‌ریزی شده بود عذرخواهی می‌کنم. شرایط ناگهانی و غیرمنتظره‌ای پیش آمد که از کنترل من خارج بود و مانع از حضورم در کنار شما دوست گرامی گردید. امیدوارم به زودی فرصتی مجدد برای تجدید دیدار با شما پیدا کنم.
*****
به دلیل شرایط ناخواسته‌ای که پیش آمد، متأسفانه نتوانستم در جلسه کاری امروز حضور داشته باشم. می‌دانم که این جلسه بسیار مهم بود و جا دارد بگویم که غیبت من موجه بود. بابت عدم حضور در جلسه عذرخواهی می‌کنم.
متن رسمی عذر تقصیر بابت تاخیر
با سلام و احترام بدینوسیله بابت تأخیر حضور در جلسه امروز صمیمانه عذرخواهی می‌نمایم. متأسفانه به‌دلیل اتفاقات غیرمنتظره، نتوانستم در زمان مقرر در جلسه حاضر شوم. این موضوع به هیچ‌وجه بیانگر اهمیت ندادن به جلسه یا وقت ارزشمند شما نبوده و از اینکه موجب اختلال در روند جلسه شدم، عمیقاً متأسفم. از درک و همراهی شما سپاسگزارم و تلاش خواهم کرد که چنین شرایطی تکرار نشود.
با احترام
متن رسمی پوزش بابت اطاله کلام
از حضور ارزشمند شما سپاسگزارم و صمیمانه بابت اطاله کلام و طولانی شدن صحبت‌ها عذرخواهی می‌کنم. هدف من ارائه‌ی کامل و دقیق موضوع بود، اما کاملاً درک می‌کنم که زمان شما بسیار ارزشمند است. امیدوارم مطالب ارائه‌شده مفید واقع شده باشد. از همراهی و شکیبایی شما قدردانی می‌کنم.
اس ام اس معذرت خواهی رسمی
سلام (نام همکار) عزیز؛
از بابت تأخیری که در انجام هماهنگی‌ها پیش آمد، صمیمانه عذرخواهی می‌کنم. قدردان درک و همکاری شما هستم و حتماً جبران خواهم کرد.
*****
جناب آقای / سرکار خانم (نام خانوادگی) محترم؛
از تأخیر در پاسخگویی به پیام / ایمیل شما عذرخواهی می‌کنم. مشغله کاری باعث این وقفه شد، ولی هم‌اکنون در خدمت‌تان هستم.
*****
سلام (نام دوست) عزیز؛ می‌دانم که صحبت‌های دیروزم باعث دلخوری شد و واقعاً متأسفم. هرگز قصد ناراحتی‌ات را نداشتم و امیدوارم فرصتی برای جبران این اشتباه داشته باشم.
*****
جناب آقای / سرکار خانم (نام خانوادگی رئیس) محترم؛ با احترام، بابت کوتاهی پیش‌آمده، صمیمانه پوزش می‌طلبم. مسئولیت کامل این موضوع را می‌پذیرم و در جهت جبران و پیشگیری از تکرار آن اقدام خواهم کرد.
نکات اصولی در نوشتن نامه رسمی اداری
نامه اداری را در یک طرف صفحه بنویسید و حاشیه آن را با فاصله دو سانتیمتر سفید بگذارید.
نامه را در کاغذ A4 بنویسید تا امکان ارجاع و حاشیه‌نویسی داشته باشد.
متن نامه را باید با نهایت دقت بنویسید و شایسته فرد گیرنده باشد. حتی در انتخاب پاکت نامه پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
شیوایی سخن و روانی مطلب را رعایت کرده و از لغات قدیمی و نامأنوس استفاده نکنید.
به هیچ وجه کلمات و جملات عامیانه بکار نبرید.
یک نامه اداری باید خالی از اطناب، کلمات غیرضروری و جملات زائد باشد.
از نشانه‌های قراردادی و علائم نگارشی همچون گیومه، ویرگول، نقطه و… درست و به‌جا استفاده کنید.
از جملات توهین آمیز، تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کنید.
نامه را بدون جمع‌بندی رها نکنید، می‌توانید از مجموعه متن های زیبا برای پایانِ نامه اداری حرفه‌ای استفاده کنید.
نامه حتی‌الامکان باید تایپ شود یا حداقل با خط خوانا نوشته شود.
اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود؛ دقت کنید که از رنگ‌های ملایم مثل آبی استفاده شود. تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می‌شود. ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان درست نیست.
در نهایت پیشنهاد می‌کنیم برای نوشتن بهترین نامه با توجه به مخاطب و شرایط مطلب نمونه نامه اداری با درخواست های مختلف را هم مطالعه کنید.
نکات تکمیلی برای عذرخواهی اداری
برای شروع ابتدا باید مشخصاً بدانید که مخاطب شما کیست و سِمَت و جایگاه او چیست. همچنین دقیقاً باید بدانید که چه کار اشتباهی از شما سرزده است و عواقب و پیامدهای آن چیست.
این موضوع اهمیت دارد که اگرچه نامه‌ای رسمی و اداری می‌نویسید اما به هر حال احساسات طرف مقابل شما جریحه‌دار شده است و ادب حکم می‌کند که درعین عذرخواهی از رفتارتان اظهار پشیمانی کنید.
مسئولیت اشتباهتان را برعهده بگیرید. درصدد توجیه اشتباهتان نباشید. در انتها قول بدهید که جبران اشتباه خواهید کرد و دیگر چنین خطایی تکرار نخواهد شد.
پس از قبول معذرت‌خواهی بر سر قول و عهد خود پایبند باشید و اشتباهتان را جبران کنید. همچنین پیشنهاد می‌کنیم مطلب چگونه اشتباهات گذشته را جبران کنیم؟ از مجله ستاره را نیز در همین راستا مطالعه کنید.
انتظار نداشته باشید که طرف مقابل به خاطر اینکه از او معذرت خواهی کرده‌اید از شما تشکر کند. در حقیقت اوست که به شما لطف می‌کند و عذرتان را می‌پذیرد.
به طرف مقابلتان برای پاسخ دادن به نامه معذرت‌خواهی، فرصت دهید و صبور باشید.
اگر تاکنون تجربه نوشتن نامه عذر خواهی رسمی یا ارسال پیامک عذرخواهی برای همکار یا مدیر را داشته‌اید، می‌دانید که انتخاب متن درست چقدر روی نتیجه نهایی تاثیرگذار است. در این راستاتوصیه می‌کنیم مطلب چگونه معذرت خواهی صحیح و تاثیرگذاری داشته باشیم؟ را هم مطالعه کنید. حالا شما بگویید کدام یک از متن‌های عذرخواهی رسمی اداری معرفی شده در این مطلب برای شما مفید بود؟ برای پذیرفته شدن معذرت‌خواهی رسمی، رعایت چه مواردی را ضروری می‌دانید؟
